Aftalevilkår, retningslinjer og betingelser

1. Generelle salgs- og leveringsbetingelser

Disse betingelser gælder for alle aftaler mellem Aichitect ApS og kunden, medmindre andet er skriftligt aftalt.

Aichitect leverer skræddersyede digitale løsninger, herunder CRM-systemer, salgsplatforme, AI-løsninger, interne medarbejderplatforme, apps, automatiseringer, bookingflows, dashboards, kundedatabaser, websites og andre forretningssystemer.

Aftalen indgås som udgangspunkt mellem to erhvervsdrivende parter, og kunden bekræfter i så fald ved aftaleindgåelse, at løsningen købes til erhvervsmæssig brug. Indgås aftalen med en privatperson (forbruger), gælder de særlige bestemmelser i afsnit 24, der har forrang for disse betingelser i det omfang, de fraviger forbrugerens ufravigelige rettigheder.

2. Aftalens indhold

Aftalens konkrete indhold fremgår af tilbud, ordrebekræftelse, kontrakt, bilag, specifikation eller anden skriftlig aftale mellem parterne.

Aichitect kan blandt andet levere:

• Analyse af kundens nuværende systemer
• Udvikling af CRM- og salgsplatform
• AI-chatbot eller AI-assistent
• Kundekartotek og leadhåndtering
• Medarbejderworkspace
• Booking- og mødekalender
• Proposal-/tilbudsgenerator
• Automatiseringer og integrationer
• Design under kundens eget logo og visuelle identitet
• Support, drift og videreudvikling

Alt, der ikke udtrykkeligt fremgår af aftalen, er ikke inkluderet.

3. Abonnement og løbende drift

Hvis kunden har et abonnement hos Aichitect, dækker abonnementet adgang til den aftalte løsning, hosting, almindelig drift, vedligeholdelse og eventuelle supportydelser, som fremgår af aftalen.

Abonnementet faktureres månedligt, kvartalsvist eller årligt efter aftale.

Medmindre andet fremgår af den konkrete aftale, er den løbende drift uden binding og kan opsiges af kunden med 30 dages skriftligt varsel til udgangen af en kalendermåned. Er der aftalt en bindingsperiode, fremgår den af tilbuddet, og opsigelse kan tidligst ske til udgangen af bindingsperioden.

Manglende brug af systemet fritager ikke kunden for betaling.

4. Projektudvikling og leverance

Ved specialudvikling leverer Aichitect løsningen i faser. En typisk proces kan være:

• Behovsafdækning
• Scope og kravspecifikation
• Design og struktur
• Udvikling
• Test
• Feedbackrunde
• Lancering
• Drift og support

Tidsplaner er estimater, medmindre de udtrykkeligt er angivet som bindende.

Forsinkelser, der skyldes kundens manglende levering af materiale, feedback, adgang, data eller godkendelser, udskyder Aichitects leveringsfrist tilsvarende.

5. Kundens ansvar

Kunden er ansvarlig for:

• At levere korrekte oplysninger
• At give adgang til relevante systemer
• At sikre rettigheder til billeder, logoer, tekst og data
• At overholde markedsføringslov, GDPR og anden relevant lovgivning
• At teste løsningen inden endelig godkendelse
• At sikre, at medarbejdere bruger systemet korrekt
• At kontrollere AI-genereret indhold, før det bruges eksternt

Hvis kunden leverer materiale, som krænker tredjemands rettigheder eller er ulovligt, er kunden ansvarlig for dette.

6. Priser og betaling

Priser til erhvervskunder er ekskl. moms. Priser til privatkunder (forbrugere) angives inkl. moms. Andet kan fremgå af den konkrete aftale.

Fakturering sker efter den aftalte betalingsplan. Ved forsinket betaling kan Aichitect opkræve renter og rykkergebyrer efter gældende regler.

Ved væsentlig betalingsmisligholdelse kan Aichitect suspendere kundens adgang til løsningen, indtil betaling er modtaget.

Suspension fritager ikke kunden for betaling.

7. Ændringer og ekstraarbejde

Ændringer, nye funktioner, ekstra integrationer, designændringer eller opgaver uden for det aftalte scope betragtes som ekstraarbejde.

Ekstraarbejde faktureres efter særskilt aftale eller efter Aichitects gældende timepris, som fremgår af den konkrete aftale og oplyses på forespørgsel.

Aichitect er ikke forpligtet til at udføre ekstraarbejde, før kunden har godkendt pris, omfang eller estimat.

8. Godkendelse af leverance

Når Aichitect meddeler, at en leverance er klar til gennemgang, skal kunden teste og give feedback inden for den aftalte frist.

Hvis kunden ikke reagerer inden for fristen, kan leverancen betragtes som godkendt.

Mindre fejl, som ikke væsentligt forhindrer brugen af løsningen, udskyder ikke betaling eller godkendelse.

Ved go-live forstås kundens godkendelse af lancering, eller det tidspunkt hvor løsningen efter aftale sættes i drift hos kunden. Er der aftalt tilfredshedsgaranti jf. afsnit 25, regnes garantiperioden fra dette tidspunkt, og en leverance kan i den forbindelse ikke anses for godkendt alene ved kundens passivitet.

9. Ejerskab og brugsret

Aichitect bevarer ejendomsretten til generel kode, frameworks, metoder, skabeloner, komponenter, AI-flows, systemarkitektur og knowhow, som Aichitect har udviklet før eller uafhængigt af kundens projekt.

Kunden opnår ved fuld betaling af engangsbeløbet en varig brugsret til den konkrete løsning. Hosting, drift, support og videreudvikling forudsætter et aktivt driftsabonnement; ophører abonnementet, udleveres kundens indhold og data efter anmodning, og den hostede løsning nedlukkes med 30 dages varsel.

Kunden ejer som udgangspunkt egne data, logoer, tekster, kundelister og andet materiale, som kunden selv har leveret.

Overdragelse af kildekode sker kun, hvis det er særskilt skriftligt aftalt.

10. AI-retningslinjer

Aichitects AI-løsninger er værktøjer, der skal hjælpe kunden med effektivisering, automatisering og beslutningsstøtte.

AI-output kan være forkert, ufuldstændigt eller misvisende. Kunden er ansvarlig for at kontrollere AI-genereret indhold, før det bruges til kunder, medarbejdere, myndigheder eller andre tredjeparter.

AI må ikke anvendes til:

• Ulovlig overvågning
• Diskriminerende beslutninger
• Automatisk afslag/ansættelse/fyring uden menneskelig kontrol
• Ulovlig behandling af personoplysninger
• Vildledende markedsføring
• Generering af skadeligt, ulovligt eller krænkende indhold

EU's AI-forordning (forordning (EU) 2024/1689) trådte i kraft 1. august 2024 og anvendes gradvist. Forbuddene mod visse former for AI har fundet anvendelse siden 2. februar 2025, og reglerne for generelle AI-modeller siden 2. august 2025. Fra 2. august 2026 gælder forordningens gennemsigtighedsforpligtelser (artikel 50), herunder at fysiske personer skal oplyses, når de interagerer med et AI-system, og at syntetisk genereret indhold skal mærkes. Ved forordning (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus) er anvendelsen af reglerne for højrisiko-AI udskudt, således at systemer omfattet af bilag III først skal efterleves fra 2. december 2027. AI-løsninger bør derfor vurderes konkret efter anvendelse, risiko og datatyper.

Kunden er som ibrugtager ansvarlig for at overholde de forpligtelser, der påhviler kunden efter AI-forordningen ved brug af løsningen, herunder at slutbrugere oplyses, når de interagerer med et AI-system, fx chatbots og AI-telefonassistenter. Aichitect stiller de tekniske muligheder herfor til rådighed og oplyser om relevante indstillinger.

11. GDPR og persondata

Hvis Aichitect behandler personoplysninger på vegne af kunden, er kunden som udgangspunkt dataansvarlig, og Aichitect er databehandler.

Der skal i så fald indgås en databehandleraftale mellem parterne. Datatilsynet understreger, at den dataansvarlige ikke kun skal indgå en databehandleraftale, men også føre passende tilsyn med, at aftalen og sikkerhedsforanstaltningerne overholdes.

Aichitect må kun behandle personoplysninger efter kundens dokumenterede instruks.

Aichitect skal blandt andet:

• Behandle data fortroligt
• Iværksætte passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger
• Begrænse adgang til relevante personer
• Hjælpe kunden ved anmodninger fra registrerede
• Hjælpe ved sikkerhedsbrud
• Slette eller returnere data ved aftalens ophør
• Sikre, at eventuelle underdatabehandlere er underlagt passende vilkår

Datatilsynet har særskilt vejledning om kunstig intelligens og databeskyttelse, hvilket er relevant for Aichitects AI-løsninger.

12. Databehandleraftale

Når Aichitect behandler personoplysninger på vegne af kunden, udgør dette afsnit parternes databehandleraftale, medmindre der er indgået en særskilt aftale, som i så fald har forrang.

Formål: Behandlingen sker med henblik på drift, support, udvikling, vedligeholdelse og forbedring af den aftalte digitale løsning.

Kategorier af oplysninger: Kundeoplysninger, medarbejderoplysninger, kontaktoplysninger, salgsdata, brugerdata, CRM-data, supporthenvendelser og andre oplysninger, som kunden indlæser i systemet.

Instruks: Aichitect må kun behandle oplysninger efter kundens instruks og kun i det omfang, det er nødvendigt for at levere aftalen.

Sikkerhed: Aichitect skal anvende passende sikkerhedsforanstaltninger, herunder adgangsstyring, loginbeskyttelse, begrænsning af brugerrettigheder, sikker udviklingspraksis, backup hvor relevant og løbende kontrol.

Underdatabehandlere: Kunden giver Aichitect generel skriftlig godkendelse til at anvende underdatabehandlere til hosting, infrastruktur, sikkerhed, analyse, AI-modeller, telefoni, e-mail og systemdrift. Aichitect sikrer, at underdatabehandlere pålægges databeskyttelsesvilkår svarende til denne aftale. Ved udskiftning eller tilføjelse af underdatabehandlere varsler Aichitect kunden skriftligt med mindst 30 dages varsel, hvorefter kunden kan gøre begrundet indsigelse; kan parterne ikke finde en løsning, kan kunden opsige de berørte ydelser til ændringens ikrafttræden. En opdateret oversigt over underdatabehandlere udleveres på forespørgsel.

Sletning: Ved aftalens ophør slettes eller returneres kundens personoplysninger efter aftale, medmindre Aichitect er retligt forpligtet til at opbevare dem.

Overførsel til tredjelande: Anvendes underdatabehandlere uden for EU/EØS, sker overførslen på et gyldigt overførselsgrundlag, herunder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en gældende tilstrækkelighedsafgørelse.

Varighed: Databehandleraftalen gælder, så længe Aichitect behandler personoplysninger på vegne af kunden.

13. Sikkerhed og drift

Aichitect arbejder med sikkerhed som en integreret del af udvikling og drift.

Sikkerhedsarbejdet kan omfatte:

• Adgangskontrol
• Rollebaserede rettigheder
• Sikker loginstruktur
• Test af API'er og integrationer
• Kontrol af databaseadgange
• Sårbarhedsscanning
• Kodegennemgang
• Overvågning af kritiske fejl
• Begrænsning af adgang til kundedata
• Backup og gendannelse efter aftale

Aichitect garanterer ikke, at en løsning aldrig kan blive ramt af fejl, nedbrud, datatab, angreb eller misbrug, men Aichitect forpligter sig til at arbejde professionelt og risikobaseret med sikkerhed.

14. Supportvilkår

Support ydes efter den aftalte supportpakke.

Support kan omfatte:

• Fejlrettelser
• Spørgsmål til brug af systemet
• Mindre justeringer
• Teknisk hjælp
• Brugeradgang og loginhjælp
• Vejledning i funktioner

Support omfatter ikke nødvendigvis nyudvikling, nye integrationer, større designændringer eller ændringer i forretningslogik, medmindre det er særskilt aftalt.

15. SLA (service level agreement)

Medmindre andet er aftalt, bestræber Aichitect sig på høj oppetid og stabil drift.

Kritiske fejl prioriteres først.

Kritisk fejl: Systemet er utilgængeligt eller væsentlige kernefunktioner virker ikke.

Alvorlig fejl: En vigtig funktion virker ikke, men systemet kan stadig bruges delvist.

Mindre fejl: Kosmetiske fejl, mindre bugs eller funktioner med workaround.

Aichitect er ikke ansvarlig for nedetid forårsaget af tredjepartsleverandører, hostingudbydere, kundens egne systemer, internetforbindelse, browserproblemer eller force majeure.

16. Begrænsning af ansvar

Aichitect er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab, avancetab, tab af omsætning, tab af goodwill, tab af data eller tab som følge af kundens brug af løsningen.

Aichitects samlede ansvar kan maksimalt udgøre det beløb, kunden har betalt til Aichitect de seneste 12 måneder før den ansvarspådragende hændelse, medmindre andet er ufravigeligt efter lovgivningen.

Kunden er ansvarlig for egne forretningsbeslutninger, også hvis beslutningerne er truffet på baggrund af data, dashboards, automatiseringer eller AI-output fra løsningen.

17. Markedsføring og kundecases

Aichitect må anvende kundens navn og logo som reference, medmindre kunden skriftligt frabeder sig dette.

Offentliggørelse af detaljerede cases, resultater, screenshots eller konkrete data kræver kundens særskilte godkendelse.

Ved markedsføring skal både Aichitect og kunden overholde reglerne om uanmodede henvendelser. Forbrugerombudsmanden beskriver, at reglerne afhænger af både kontaktform og modtager, og at elektronisk markedsføring som udgangspunkt kræver samtykke.

18. Fortrolighed

Parterne skal behandle alle ikke-offentlige oplysninger fortroligt.

Fortrolige oplysninger omfatter blandt andet:

• Forretningsmodeller
• Kunder og leads
• Priser og tilbud
• Systemadgange
• Kode og teknisk arkitektur
• Strategier
• Data
• Interne processer

Fortrolighedsforpligtelsen gælder også efter aftalens ophør.

19. Opsigelse

Abonnementer kan opsiges med det varsel, der fremgår af aftalen. Hvis intet andet er aftalt, kan abonnementet opsiges af kunden med 30 dages skriftligt varsel til udgangen af en kalendermåned.

Aichitect kan ophæve aftalen ved væsentlig misligholdelse, herunder manglende betaling, ulovlig brug af systemet, brud på fortrolighed eller misbrug af løsningen.

Ved ophør lukkes kundens adgang til systemet, medmindre andet aftales.

20. Acceptabel brug

Kunden må ikke bruge Aichitects løsninger til:

• Ulovlig aktivitet
• Spam
• Krænkelse af ophavsret
• Behandling af persondata uden lovligt grundlag
• Chikane, diskrimination eller vildledning
• Forsøg på hacking eller omgåelse af sikkerhed
• Deling af adgang med uvedkommende
• Upload af malware eller skadeligt indhold
• Masseudsendelse af uanmodet markedsføring uden samtykke

Ved overtrædelse kan Aichitect suspendere eller opsige kundens adgang.

21. Tredjepartsydelser

Løsningen kan afhænge af tredjepartsydelser såsom hosting, AI-modeller, betalingssystemer, e-mailudbydere, kalenderintegrationer, CRM-integrationer, API'er eller andre eksterne systemer.

Aichitect er ikke ansvarlig for fejl, prisændringer, ændrede vilkår eller nedbrud hos tredjepartsleverandører.

Hvis en tredjepartsintegration ændrer vilkår, API eller funktionalitet, kan det medføre behov for ekstraarbejde.

22. Immaterielle rettigheder

Aichitect ejer alle rettigheder til generelle komponenter, kode, skabeloner, metoder, knowhow, layouts, flows og systemdele, som ikke er særskilt udviklet eksklusivt til kunden.

Kunden må ikke kopiere, videresælge, udleje, reverse engineere eller give tredjemand adgang til Aichitects løsning uden skriftlig tilladelse.

Kundens egne data og brandmaterialer tilhører kunden.

23. Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk ret.

Eventuelle tvister skal søges løst i mindelighed. Hvis dette ikke er muligt, afgøres sagen ved de danske domstole ved Aichitects hjemting, medmindre andet er ufravigeligt bestemt.

24. Privatkunder (forbrugere)

Indgås aftalen med en privatperson, er kunden forbruger og omfattet af forbrugerbeskyttelseslovgivningen, herunder forbrugeraftaleloven. Disse betingelser gælder alene i det omfang, de ikke fraviger forbrugerens ufravigelige rettigheder.

Fortrydelsesret: Forbrugeren har 14 dages fortrydelsesret fra aftalens indgåelse. Fortrydelse meddeles inden fristens udløb ved en utvetydig erklæring til kontakt@aichitect.dk.

Påbegyndelse før fristens udløb: Ønsker forbrugeren, at arbejdet påbegyndes før fortrydelsesfristens udløb, kræver det forbrugerens udtrykkelige anmodning. Fortrydes aftalen efter påbegyndelse, men før fuld levering, betales et forholdsmæssigt beløb for det udførte arbejde. Er ydelsen fuldt leveret inden for fristen efter forbrugerens anmodning, bortfalder fortrydelsesretten.

Priser: Alle priser over for forbrugere angives inkl. moms.

Opsigelse: Løbende månedlige ydelser er uden binding og kan opsiges med 30 dages varsel til udgangen af en måned.

Ansvar: Ansvarsbegrænsningen i afsnit 16 finder ikke anvendelse i det omfang, den begrænser forbrugerens ufravigelige rettigheder.

Klageadgang: Forbrugeren kan klage til Center for Klageløsning / Forbrugerklagenævnet (Nævnenes Hus, naevneneshus.dk) eller via EU-Kommissionens onlineklageportal (ec.europa.eu/consumers/odr).

25. Tilfredshedsgaranti

Tilfredshedsgaranti gælder alene, hvis det udtrykkeligt fremgår af det konkrete tilbud. Garantien kan være aftalt i to former:

Standardgaranti (frem til go-live): Er kunden ikke tilfreds med den udviklede løsning, kan kunden frem til go-live opsige aftalen og få det fulde udviklingsgebyr refunderet.

Udvidet garanti (30 dage efter go-live): Er kunden ikke tilfreds med den udviklede løsning, kan kunden i op til 30 dage efter go-live opsige aftalen og få det fulde udviklingsgebyr refunderet. Ved refusion lukkes løsningen ned.

Fælles for begge former: Hardware og allerede afholdte måneders drift refunderes ikke. Ved refusion bortfalder kundens ret til det udviklede materiale, som forbliver Aichitects ejendom, og aftalen bortfalder i sin helhed, herunder en eventuel bindingsperiode og fremtidige forpligtelser. Er engangsbetalingen opdelt i rater, refunderes de betalte rater, og resterende rater annulleres. Garantien forudsætter, at kunden har medvirket til forløbet ved at levere materiale og feedback.

For privatkunder supplerer garantien, og begrænser ikke, den lovbestemte 14-dages fortrydelsesret.